Configuración General Ledger

El primer setup necesario en los modulos financieros es el del módulo de GL. Dentro del propio módulo las decisiones mas críticas estarán relacionadas con el Chart of Accounts (estructura de cuentas) y Ledgers (libros contables).

La teoría dice que los Ledgers (antes Set of Books) se configuran para compañías que comparte los mismos:

  • Chart of Accounts
  • Calendards (calendarios fiscales). Sabemos que las empresas normalmente utilizan el año natural pero la ley les permite que el ejercicio sea por ejemplo del 01-Sep al 31-Ago
  • Currency, es la moneda en la que se reporta la contabilidad. Es lo que llamamos la moneda funcional.
  • aCcounting Method. Esta es la novedad en la R12 respecto la 11i, donde se configura como se contabilizarán las transacciones que llegan desde los diferentes módulos a GL, lo que llamamos Subledger Accounting Method (SLA)

Todas las compañías que compartan estas cuatro características, lo que se llaman las 4C’s de EBS compartirán el mismo Ledger.

Otro concepto que hay que configurar es el de Legal Entity (entidad legal). En España debemos crear una Legal Entity por cada sociedad que tengamos, entendiendo por sociedad las entidades que tienen un NIF otorgado por la Agencia Tributaria. Por ejemplo una UTE no tiene personalidad jurídica pero si tiene un NIF que empieza por U, por tanto tenemos que darla de alta como Legal Entity en Oracle. Una Legal Entity puede asignarse a un único Ledger.

En el Chart of Accounts parametrizamos la estructura de cuentas de la empresa. En sistemas de gestión utilizados normalmente por PYMES como pueden ser Contaplus, A3Con o Geyce, las cuentas suelen tener un único segmento o como mucho 2 (cuenta y subcuenta) en EBS podemos incluir diferentes segmentos, por ejemplo:

  • Segmento 1 (Compañía): Este primer segmento es obligatorio crearlo y se denomina ‘Balancing Segment’, es el mas importante porque por un lado comprueba que todos los apuntes al Debe y al Haber para un determinado valor sea cero, segundo porque por este segmento es por el que obtendremos los balances de comprobación y de situación.
  • Segmento 2 (Cuenta): Aquí cargamos el plan contable. En otros sistemas de contabilidad que no son un ERP suele ser el único segmento configurado.
  • Segmento 3 (Centro de Coste): Es útil para analizar los resultados por departamentos. Este segmento es obligatorio configurarlo si vamos a utilizar el módulo de FA (activos fijos).
  • Segmento 4 (Intercompañía): Es necesario si queremos conocer los saldos internos entre compañías del grupo

Hay varios errores que se suelen producir cuando se plantea el diseño de la estructura de cuentas:

  1. Tratar de traspasar la estructura de cuentas que se tenía en el anterior sistema al segmento cuenta de Oracle. Ej: Tener una cuenta por proveedor y cliente, en EBS no es necesario porque tenemos esa información en los módulos auxiliares AP y AR.
  2. Crear demasiados segmentos que hagan a la aplicación inutilizable.
  3. No crear un segmento adicional a los que se necesitan para poder crecer en el futuro. Este segmento se completaría con ceros hasta que fuera necesario.

Cuando configuramos el Calendar estamos definiendo los periodos de nuestro calendario fiscal. Es normal añadir uno o dos periodos extrar para ajustes de cierre o de auditoría.

Currency, es la moneda de reporting de nuestro Ledger. Podemos contabilizar transacciones en diferentes divisas, pero todos los apuntes serán traducidos a la moneda funcional del Ledger que es la que definimos aquí.

Javier Huerta Navas

Javier Huerta Navas

Oracle Applications Consultant
Contact: javierhuerta [@] kpmg.es
@xhuertax
Spain / EU
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  1. By Ana Gamarra

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